Créer un chatbot à l’image de son entreprise

Le chatbot, selon l’usage que vous lui accordez, sert souvent de premier contact entre un client ou un collaborateur et votre entreprise. Cet agent peut représenter l’image de votre organisation alors autant faire en sorte que la première impression soit efficace ! Il est donc important que votre agent virtuel soit le plus accueillant possible afin de mettre à l’aise son interlocuteur dès le début de l’échange.

C’est dans ce but que nous vous révélons les phases de personnalisation des chatbots qui vous permettront d’avoir un chatbot unique.

Le processus de personnalisation du chatbot

Il va sans dire qu’il est nécessaire de définir le cas d’usage et les objectifs de votre chatbot avant de décider de son apparence et de lui donner un nom. Vous pourrez ensuite lui apporter les détails qui feront de lui un chatbot unique !

Sur les pas de la création d’un agent unique

En utilisant des plateformes de création de chatbot comme Virtual Agent Studio, vous avez la possibilité de personnaliser votre chatbot simplement. En effet vous pouvez décider de la couleur de son thème, de sa manière de parler et de répondre, ou encore du type de messages qu’il transmettra par exemple.

Vous pouvez également entre autres choisir le nom de votre chatbot et l’adapter aux utilisateurs auxquels il devra répondre : des collaborateurs, des clients ou bien des personnes travaillant dans le secteur juridique, bancaire, informatique…

Le chatbot peut tutoyer, vouvoyer et même faire des blagues. Cependant il faut tout de même prendre en compte le fait qu’on puisse se permettre plus facilement de déployer un chatbot un peu blagueur s’il est à destination de clients ou de collaborateurs, il serait peut-être moins adapté à un public de juristes par exemple.

Communiquez dans plusieurs langues avec votre chatbot

Il existe des chatbots en mesure de parler différentes langues comme le français, l’anglais, l’espagnol ou encore l’italien. Chez Virtual Agent Studio, la plateforme vous permet de créer un chatbot multilingue capable d’échanger dans 70 langues différentes.

Vous avez la possibilité de choisir la langue qui sera employée par votre assistant virtuel pour échanger avec vos clients, prospects ou collaborateurs. Cette compétence peut se révéler être utile dans le cas où, par exemple, un client Espagnol aurait besoin que le chatbot le redirige vers une personne parlant l’espagnol.

Sur la plateforme Virtual Agent Studio par exemple, le chatbot a la capacité de détecter automatiquement la langue utilisée par l’utilisateur et de lui répondre en utilisant le vocabulaire adapté. Vous pouvez d’ailleurs changer de langue en pleine conversation en envoyant simplement : « Let’s speak English now ».

Instaurer un choix participatif autour du nom du chatbot

Comme tout autre assistant, votre chatbot doit avoir un nom. Vous pouvez très bien nommer votre chatbot ressources humaines « Chatbot RH » si vous le souhaitez. Cependant, le fait de lui accorder un nom qui lui est propre fera de votre agent virtuel un véritable chatbot à part entière !

Toute l’équipe peut participer au choix du nom du chatbot, c’est même recommandé surtout si c’est un chatbot support collaborateur avec qui ils échangeront régulièrement. Impliquez vos employés autour de cette décision, cela leur fera plaisir d’être inclus dans la création de l’agent virtuel qui va être déployé pour les assister !

Chez Mon Logis Groupe - Action Logement par exemple, l’équipe a choisi Mila comme nom pour leur chatbot ressources humaines. Vous avez aussi le choix d’ajuster l’image associée au chatbot, que ce soit votre logo d’entreprise ou la photo d’un de vos collaborateurs.

Un design sur-mesure pour votre chatbot

Évidemment on veut que notre chatbot soit unique et ne ressemble à aucun autre. Donc outre le fait de lui donner un nom original et une photo sympa, vous avez également la possibilité de personnaliser l’apparence du chatbot et son design.

Vous pouvez choisir un thème dont les couleurs sont celles de votre entreprise ou bien choisir un thème prédéfini parmi certains modèles. Il est tout de même recommandé de choisir un design qui reflètera au mieux l’image de votre entreprise et vos valeurs.

Il vous est ensuite possible d’adapter votre chatbot en fonction du canal de diffusion sur lequel vous souhaitez l’intégrer. En effet il existe différentes interfaces de déploiement : l’outil Microsoft Teams, la WebChat ou l’intranet de votre société.

Personnalisez la base de connaissances de votre chatbot

Au-delà de l’aspect physique de votre chatbot, vous avez aussi le pouvoir de construire sa base de connaissances et faire de lui un agent intelligent !

En effet, vous avez la possibilité de :

• Insérer les questions manuellement : ainsi vous décidez vous-même des interrogations auxquelles le chatbot pourra répondre.

• Importer les questions à partir de documents sur un SharePoint ou depuis Excel : il vous sera ensuite possible de choisir le type de réponse à associer aux différentes catégories de questions, que vous aurez indiqué dans un tableau Excel par exemple.

• Utiliser l’indexation sémantique : il vous suffit de déposer le document sur un outil de partage et le chatbot fait tout, tout seul !

Vous êtes totalement libre de choisir les bases de connaissance de votre chatbot. Cela vous permet de garder une maîtrise totale sur le choix des messages qu’il transmettra.

Imagez vos conversations avec le chatbot

Pour une meilleure expérience conversationnelle, la plateforme Virtual Agent Studio permet de choisir différents modes de conversations :

• Les questions libres : la sélection de cette option permet à l’utilisateur de poser ses propres questions, auxquelles le chatbot répondra à l’aide des technologies qui nourrissent son intelligence.

• Le clic bot : pour ce mode le chatbot gère la conversation et propose des choix à l’utilisateur. Selon les choix de ce-dernier, un parcours préétabli se déclenchera.

• Le mode hybride : cette option permet à l’utilisateur de poser ses questions tout en recevant quand même des suggestions de la part du chatbot.

Le meilleur moyen d’imager vos échanges est de créer des réponses de type Adaptive Card.

Cette option est disponible uniquement pour les chatbots déployés en WebChat et sur Teams. Ce type de message rend la lecture plus imagée grâce aux photos, vidéos ou aux boutons d’actions.

L’importance de créer un chatbot unique en son genre

La personnalisation d’un chatbot est importante pour une entreprise ou une marque car il peut être un moyen de retranscrire les valeurs de votre entreprise et de maintenir sa bonne image. Créez un chatbot unique et personnalisé, donnez-lui vos couleurs et transmettez vos messages à travers lui !