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4 exemples de chatbot support RH expliqués à ceux qui n’y connaissent rien

chatbot ressources humaines exemples
November 8, 2021
Ressources Humaines

Accueillir un nouveau salarié, lui expliquer la politique de l’entreprise, sa démarche, sa raison d’être, ça c’est le rôle d’un directeur de ressources humaines. Passez des heures à lui indiquer comment se loguer sur tel ou tel site de l’intranet, savoir où sont numérisés les bulletins de paie, comment fonctionne son badge de cantine, c’est du temps de perdu. La gestion des salariés dans leur ensemble, la mise à jour de leurs données, toutes ces tâches qui s’apparentent plus à de la saisie qu’à du conseil, sont, elles aussi, chronophages pour vos services.

La valeur ajoutée d’un service RH réside dans sa capacité à créer de nouveaux axes de développement, la gestion des talents, la diversité des fonctions entreprise. Donc il ne faut pas hésiter à digitaliser le reste. Alors concrètement, que peut vous apporter un chatbot support RH ?

Les 3 compétences d’un chatbot support RH

Les 3 compétences d'un chatbot support RH

1 - Réactivité et accès à l’information

Répondre rapidement aux questions récurrentes, afin de soulager les équipes RH des questions à faible valeur ajoutée reçues quotidiennement par e-mail, au téléphone, via le support… Transformez vos FAQ et livrets d’accueil en conversations. C’est plus vivant, plus efficace, centralisez toute l’information de l’entreprise dans un chatbot disponible 24h/24 7j/7 pour les collaborateurs.

2 - Sondages et mesures

Mesurer le niveau de satisfaction des collaborateurs. Le chatbot est proactif et démarre la conversation avec les utilisateurs pour leur poser des questions, il enregistre automatiquement les réponses ensuite pour vous fournir des statistiques au plus proche de la réalité. Et en plus, comme les réponses sont anonymes, les salariés sont plus francs, plus directs, et donc les données encore plus percutantes, pour une analyse encore plus fine de l’état d’esprit de l’entreprise sur un sujet au temps T.

3 - Feedbacks et escalades

Encouragez le dialogue et les initiatives. Les utilisateurs ont le pouvoir ! Ils peuvent faire leurs retours au chatbot directement pour contribuer à son amélioration continue ou choisir d’être mis en relation avec le support directement. Car bien sûr, le chatbot doit venir assister votre service RH pas le remplacer. Sur des thématiques plus complexes, apportées par le salarié, le chatbot peut tout simplement vous passer la main, caler un meeting ou une visio pour une discussion intéressante sur un sujet précis qui dépasse sa compétence.

 

4 exemples de chatbot support RH

4 exemples de chatbot support RH

1 - Le chatbot intégration/onboarding

Pour une expérience intuitive, fluide et ludique dès l’arrivée en entreprise, ce chatbot permet aux nouveaux arrivants dans la société de :

  • Poser des questions récurrentes à faible valeur ajoutée pour les DRH (essentielles pour le nouveau collaborateur, comme les horaires de la cantine, comment on pose ses jours de RTT, y a-t-il un CE ?)

  • Et surtout de poser ces questions librement sans peur d’être jugé, mal perçu. Personne n’ose parler des vacances dés son premier jour, avec un chatbot pas de gêne.

Et c’est du gagnant-gagnant pour l’entreprise qui avec l’ensemble des questions posées par les nouveaux arrivants peut :

  • Enrichir la base de connaissances des DRH de l’entreprise sur les bonnes pratiques post-accueil.

  • Orienter les nouveaux salariés vers l’information la plus aboutie en temps réel, c’est même l’essence du chatbot onboarding.

  • Obtenir des feedbacks et échanger d’une manière fluide avec les nouveaux salariés avant la fin de période d’essai et cela dès leurs premiers jours en entreprise.

2 - Le chatbot assistance RH

Ce chatbot est essentiel pour faire monter en autonomie les collaborateurs sur des problématiques quotidiennes et faciles à traiter. Il permet à l’ensemble des employés de l’entreprise :

  • D’obtenir en direct des réponses aux questions d’ordre général habituellement posées au service RH

  • Une économie de temps à la fois pour le collaborateur et plus encore pour le service RH

  • Un accès à l’information rapide et intuitif, en complément de tous les documents RH déjà disponibles

  • Cerner les attentes des collaborateurs et leurs préoccupations principales pour améliorer la communication et la stratégie RH (en analysant les récurrence des thématiques abordées entre les salariés et le chatbot)

Et surtout, il faut bien garder en mémoire que les quelques minutes gagnées multipliées par l’ensemble des salariés, ce sont des jours, des semaines même de travail économisés par les membres de l’équipe ressources humaines. Tester notre calculatrice ROI d’un chabot RH avec les données de votre propre entreprise, vous serez étonnés.

3 - Le chatbot RH connecté

Un chatbot connecté donc au SIRH de l’entreprise et qui non seulement répond aux questions des salariés mais les accompagnent dans certaines de leurs démarches, en toute fluidité. Il permet aux collaborateurs de :

  • Interagir plus facilement avec le SIRH grâce à des conseils et de l’aide à la navigation

  • Réduire considérablement les demandes entrantes au service RH pour toutes actions basiques dans les outils digitaux de l’entreprise

  • Agir rapidement, facilement et d’une manière autonome sur son propre dossier et ainsi réduire d’une manière significative le temps perdu.

  • Cerner les attentes des collaborateurs et leurs préoccupations principales pour améliorer la communication et la stratégie RH

4 - Le chabot communication & QVT

Un chabot est un nouveau canal de communication aux résultats bien plus probants que l’email traditionnel, souvent spammé. Une notification push reçue sur un chatbot qui apparait sur son écran est bien plus efficace pour faire passer un message urgent et primordial. Grâce à ce type de chatbot, un service RH peut :

  • Diffuser de l’information en interne facilement et vers des populations identifiées

  • enforcer le lien existant entre les Ressources Humaines et les collaborateurs grâce à une image innovante et impliquée

  • Obtenir des retours des collaborateurs directement via la fonctionnalité sondage

Bien entendu, un seul chatbot RH bien paramétré peur prendre en charge ces quatre exemples de chatbot, pour être réellement un assistant virtuel au service des ressources humaines mais surtout des collaborateurs.

 

Les leviers de ROI avec un chatbot RH

1 - Service support soulagé

Moins de questions récurrentes au support permet aux collaborateurs du service de se concentrer sur des tâches de fond à forte valeur ajoutée

2 - Point d’entrée unique

Si le chatbot gère principalement les questions simples et récurrentes, il reste liéé au service RH et propose de basculer vers un opérateur qualifié lorsque sa connaissance n’est pas suffisante

3 - Collaborateurs rassurés

Les questions posées par les collaborateurs ont une réponse immédiate, l’accès à l’information est simplifié : le gain de temps est significatif

4 - Excellence opérationnelle et richesses humaines

Affirmer les RH comme un vecteur de richesse humaine permet de développer encore votre projet de Best Place To Work

 

Pour aller plus loin, téléchargez notre guide : Les 4 exemples de chatbot RH


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