Ces derniers jours chez Witivio, nous avons accueilli, de nouveaux collaborateurs en télétravail à 100%. Pour vous aussi, cette épidémie vous a-t-elle permis d’ouvrir vos chakras ? Vous n’avez peut-être plus peur de recruter un talent travaillant à l’autre bout du monde ?!
En effet, il n’est plus exclu que nous puissions exercer nos fonctions depuis une plage paradisiaque ou un chalet de montagne reculé. Seul impératif : une bonne connexion internet !
Mais alors qu’en est-il de l’accueil des nouveaux arrivants dans ces conditions ?
Nous savons tous à quel point le parcours d’intégration en entreprise est important. Selon la SHRM, « 69 % des salariés sont plus susceptibles de rester dans une entreprise pendant trois ans s’ils ont fait l’expérience d’une bonne intégration ».
Pour bon nombre d’entre vous, vous avez déjà un processus d’intégration mais applicable uniquement si le collaborateur est en présentiel.
Voici donc les 6 principales étapes à suivre dans l’accueil d’un nouveau salarié à distance (liste bien évidemment non exhaustive si toutefois vous avez d’autres idées !).
Avant le grand jour !
1. S’assurer que votre collaborateur a tout le matériel nécessaire avant son premier jour
Cela peut paraître anodin mais il est important d’anticiper les délais de livraison afin que votre nouveau venu commence sa première journée dans les meilleures conditions possibles.
➡️ Allez plus loin : Au-delà d’un ordinateur, une chaise de bureau, un casque… vous pourriez envisager de lui envoyer un Mug à l’effigie de votre entreprise, un carnet de note, un sac en tissu, une casquette, des chaussettes etc…
Lorsque votre collaborateur ouvrira son colis, ce sera véritablement Noël ! Rien de tel pour le motiver à démarrer sur les chapeaux de roue !
2. Prévenir tout le monde !
Fixer un point avec l’ensemble de vos collaborateurs : réunion, message Teams, Email… choisissez la bonne formule en vous appuyant sur vos pratiques traditionnelles afin de s’assurer que l’information passe vraiment ! Puis présentez en bonne et due forme votre nouveau venu : Prénom, Fonction, Passion (si vous en avez déjà parler avec lui en amont), situation géographique, disponibilités, etc…
➡️ Allez plus loin : Demandez à vos salariés si l’un d’entre eux serait volontaire pour être son tuteur. Un tuteur s’assurera que votre nouveau venu aura toutes les informations nécessaires comme par exemple : les coutumes de l’entreprise, les horaires ou la tenue à porter (dû moins pour le haut étant donné qu’on est à distance !).
Pour répondre à ces demandes, vous pouvez également envisager de créer un chatbot spécialisé dans l’Onboarding. En savoir plus…
3. S’assurer que votre nouveau collègue a toutes les infos pour sa première journée
- Le planning de la journée,
- L’organigramme de votre organisation,
- La liste des personnes avec lesquelles il va travailler,
- Un SharePoint avec tous les documents nécessaires à sa prise de poste (fiche produit, présentation commerciale, vidéos de formation, liste des logiciels/outils utilisés avec tutos, …)
Rien de tel que d’être bien préparé pour limiter le stress. L’essentiel est d’offrir une expérience collaborateur optimale !
➡️ Allez plus loin : Et si vous proposiez à vos salariés un abonnement à une application de méditation afin d’être totalement serein avant de commencer leur journée ?
Les premiers jours d’une folle aventure
4. Coffee Time
Premier petit conseil : n’excluez pas les personnes qui n’aiment pas le café et nommez votre réunion Coffee/Tea Time !
Le grand jour est arrivé ! Il est temps de présenter votre nouveau venu à l’ensemble de vos collaborateurs. Si vous êtes une petite équipe, il sera simple pour tout le monde de se présenter. Mais que se passe-t-il lorsqu’on intègre une personne dans un grand groupe ?
Cette pause-café (OU THE !) sera prévue avec les personnes avec lesquels il collaborera au quotidien (ou presque). Pour ce qui est des autres, profitez de vos ressources et outils de communication existants afin d’annoncer la nouvelle : une prochaine newsletter interne, un post sur votre intranet ou par exemple, un message transmis par votre chatbot interne.
➡️ Allez plus loin : Proposez à votre nouveau venu de faire une petite vidéo de présentation non formelle. Il pourra alors répondre à 3 questions types comme :
- Qu’est-ce qui le motive le plus en général ?
- Quel est son moyen de communication préféré ?
- Quel est le type de projet sur lequel il aimerait travailler ?
5. Prévoir des mini sessions de formation avec des collègues différents
Faites participer l’ensemble de vos collaborateurs et prévoyez des mini sessions de formation (30 min pas plus !) avec votre nouvel arrivant durant sa première semaine d’intégration. Vos salariés pourront le former à tour de rôle, sur un outil ou un process. Il peut également s’agir de présenter l’histoire de l’entreprise ou parler d’un projet en cours.
➡️ Allez plus loin : Demandez à votre nouveau venu de vous faire un mini récap de ce qu’il a appris durant la semaine. De cette manière, vous identifierai plus rapidement les informations manquantes et vous pourrez combler le manque rapidement !
6. Demandez un retour d’expérience
Le processus d’intégration est terminé, cela fait maintenant 2 semaines que Thibault est présent dans votre société (Et oui, désormais tout le monde connait son nom !). Il est donc temps de lui demander quelles sont ses impressions quant à cette intégration : A-t-il rencontré des difficultés ? Qu’a-t-il préféré ? Qu’a-t-il retenu ?
Ce retour vous permettra de perfectionner votre accueil des nouveaux arrivants en gardant toutefois en tête que chacun est différent et qu’il n’y a rien de tel que la personnalisation !
Avez-vous d’autres idées d’étapes clés à partager ? Un retour d’expérience peut-être ? #monpremierjour
Il est certain qu’il faudra plus de temps à une personne en télétravail pour s’intégrer au sein d’une équipe. C’est pourquoi il est important de créer un parcours d’intégration innovant et de privilégier au maximum les interactions durant les premières semaines. Une bonne intégration permettra à votre nouvel arrivant d’être efficace et productif rapidement, sans oublier qu’il se sentira plus à l’aise et heureux au sein de votre entreprise. Allumez vos micros et vos caméras et appelez vos collègues, il est temps de prendre des nouvelles !