Le Chatbot, le meilleur allié des RH

Immédiateté des réponses, omniprésence, dialogue fluide, augmentation de la rentabilité… Forts de leurs nombreux arguments les chatbots partent à l’assaut des services RH. Mais quels sont les vrais atouts d’un chatbot RH ?

Chanel, Adecco, Total, les grandes entreprises les ont adoptés. Celles qui n’en ont pas encore sont en train d’y réfléchir. Les chatbots font une entrée remarquée au sein des services RH des grandes entreprises ces dernières années.

Quelles sont les fonctions d’un service RH ?

Les professionnels des ressources humaines gèrent toute la partie gestion du personnel d’une entreprise. Ils agissent principalement dans la relation entreprise-employé, sur tous les aspects de la vie professionnelle d’un salarié, du recrutement à la rétention des talents.

En même temps, ils mettent en place des environnements favorables, qui renforcent la motivation des employés. Donc les interactions entre le service RH et les salariés sont nombreuses.

Malheureusement, les RH répètent sans cesse les mêmes choses, envoient les mêmes formulaires par mail. Soldes des congés, intéressement de l’année, activité du CE, dès qu’un salarié a besoin de savoir quelque chose, soit il cherche en surfant durant des heures sur un site intranet souvent mal construit, soit il multiplie les appels au service RH pour questionner de vive voix, une collègue, à bout de répondre sans cesse aux mêmes interrogations.

Le chatbot RH vient au secours des services de ressources humaines. En leur libérant du temps, il leur permet de créer de nouveaux axes de développement, d’aborder de nouvelles thématiques, comme le bien-être au travail ou la digitalisation des processus RH.

Qu’est-ce qu’un chatbot RH ?

Gérer la communication entre les équipes des ressources humaines et le reste de l’entreprise : FAQ (foire aux questions), diffusion de bonnes pratiques et messages clés. La fonction évidente d’un chatbot RH est la communication.

Le chatbot RH est une excellente solution pour optimiser les réponses aux questions les plus fréquentes des salariés. Une fois paramétré, vous lui posez vos questions et il vous répond instantanément. S’il ne trouve pas l’information, il transmet au professionnel concerné qui peut répondre par le biais d’un chat en direct.

Le chatbot RH permet donc aux employés d’accéder facilement aux informations et aux fichiers en se connectant aux logiciels de ressources humaines ou de gestion de documents. Il affiche ensuite les résultats aux employés dans une interface chatbot simple, intégrée à leurs outils quotidiens de communication (Teams par exemple dans le cas du Virtual Agent Studio by Witivio) ou en tant qu’outil autonome.

Ainsi, une grande entreprise française d’aéronautique, utilise le Virtual Agent Studio by Witivio pour communiquer avec ses 10 000 salariés. Ainsi sur les 12 derniers mois, leur chatbot RH est venu en aide à près de 500 collaborateurs. 5609 échanges ont eu lieu sur des thématiques diverses comme la formation, les règles d’hygiène suite au COVID, ou des questions sur les bulletins de paie.

Grâce au machine learning et au NLP (Natural Language Processing), les chatbots RH présentent les données de manière naturelle, comme une conversation normale. Le chabot identifie facilement le contexte des requêtes et fournit les informations les plus pertinentes.

En résumé, les chatbots RH sont un peu comme un gestionnaire RH portable, disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour aider les salariés à répondre à toutes leurs questions en temps réel. Dans certains cas, ils peuvent même effectuer de petites tâches automatisées pour eux.

Les questions les plus posées

Dans notre expérience d’éditeur de chatbot, les thématiques les plus abordées par les chatbots RH lancés grâce au Virtual Agent Studio by Witivio, sont :

• l’onboarding des nouveaux salariés, qui rassemble toujours tout un protocole et un afflux d’informations à donner à la nouvelle recrue.

• le gestionnaire des congés payés et RTT, connaitre les soldes, poser des congés exceptionnels pour un mariage ou un deuil

• la formation, s’entrainer sur les différents logiciels, connaitre les procédures internes, la marche maison d’une entreprise

• l’administration générale, l’édition d’attestation d’employeur, les changements de situation personnelle (divorce, déménagement, grossesse…), accès à la mutuelle…

Les avantages d’un chatbot RH

Le chatbot, un gain de temps pour les RH

Les chatbots RH permettent de gagner du temps et de stimuler la productivité des employés.

Naturellement, un logiciel d’IA (intelligence artificielle) est capable de traiter un nombre beaucoup plus important de questions, à une vitesse supérieure à celle de tout humain.

En plus de fournir les réponses habituelles aux FAQ (foire aux questions), il permet de créer des flux de travail pour exécuter les processus, communiquer les valeurs et les objectifs de l’entreprise et aider à l’intégration des employés. Non seulement il fait gagner beaucoup de temps au service de ressources humaines, mais il peut aussi s’intégrer à la pile d’outils de différents services et permettre aux employés d’automatiser de petites tâches répétitives.

Les employés disposent alors de plus de temps pour se concentrer sur l’exécution de leurs missions plus complexes, plus analytiques, plutôt que sur la recherche d’informations.

Automatisez vos process grâce à un chatbot RH

Imaginez qu’un employé se rende sur le chatbot RH et pose une question sur les jours de vacances restants. Avec quelques intégrations et les données de l’utilisateur, le chatbot lui répond automatiquement sans l’intervention d’un être humain. La même chose peut se produire avec les bulletins de salaire et plein d’autres questions.

Un autre client du Virtual Agent Studio by Witivio, grande enseigne de distribution vient de lancer un chatbot RH très complet avec pas moins de 20 thématiques présentes pour couvrir tous les aspects des ressources humaines : bien-être, CE, Covid, retraite, mutuelle, prévention, recrutement, formation, mobilié, onboarding, teletravail, stage…

En plus en s’adressant à un chatbot, on augmente la confidentialité des informations. Et plus besoin de se renseigner aux seuls horaires de bureaux, le chatbot est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Plus de pause déjeuner, ou d’après-midi de RTT, où le salarié reste sans réponse à sa requête.

Des économies grâce aux chatbots RH

Les chatbots permettent de réduire les coûts de l’entreprise. Quand on pense aux heures passées chaque jour par une secrétaire RH ou un gestionnaire du personnel à répondre aux questions des employés. Sans parler de toutes les tâches d’assistance répétitives et d’explications qui font partie du processus d’intégration d’un nouvel employé.

Les coûts en personnel d’un service d’assistance RH sont élevés. Tout ça, pour finalement une plus-value moindre.

Un grand groupe allemand de service logistique de plus de 24 000 salariés a donc choisi de connecter son chatbot RH à son SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines), grâce au Virtual Agent Studio by Witivio. Ainsi les personnels peuvent s’autogérer sur de nombreuses opérations RH et ne plus solliciter sans cesse les secrétaires déjà surchargées dans une aussi grande compagnie.

Les chatbots peuvent également réduire la rotation du personnel. Car un meilleur accès à la base de connaissances de l’entreprise permet au personnel des Ressources humaines de travailler plus efficacement et plus précisément, de se concentrer sur ce qui est vraiment important, de libérer du temps pour résoudre des problèmes plus complexes, ce qui réduit aussi, sur le long terme, les coûts opérationnels.

Et plus prosaïquement, en l’absence d’un chatbot RH, les appels par téléphone sont le principal moyen de communication avec l’équipe RH. Pour une entreprise de plusieurs milliers de salariés, réduire leur nombre et leur durée permet de réaliser une économie immédiate sur les factures de téléphone.

Les chatbots RH pour un onboarding optimal

Un processus d’onboarding réussi a un impact direct sur la rétention des talents à l’avenir. Selon les chiffres de Glassdoor un processus d’accueil solide peut améliorer la rétention des salariés de 82% !

Donc pour les services RH , le processus d’intégration est essentiel. Il permet non seulement aux nouveaux employés de faire connaissance avec l’équipe, mais joue également un rôle important en leur apprenant à communiquer efficacement au sein d’une organisation.

Un nombre croissant d’entreprises font appel à l’intelligence artificielle (IA) pour les aider dans ce processus. Les chatbots RH pilotés par l’IA améliorent l’expérience des employés qui ont un accès aisé à l’information, et leur donne une image moderne et accueillante de la société.

Les chatbots RH sont tellement intuitifs qu’ils ne nécessitent aucune formation de l’utilisateur en amont pour être efficaces. Ils permettent donc aux nouveaux membres de l’équipe de se familiariser facilement avec les systèmes, les procédures et la culture interne d’une entreprise.

Parmi les clients de Witivio, un grand groupe pharmaceutique a installé grâce au Virtual Agent Studio un chatbot RH spécialisé pour les nouveaux arrivants. Il répond à leurs questions en fonction de leur profil. Qu’il soit stagiaire, alternant, cadre, employé, le chatbot l’identifie et trouve les informations personnalisées qui le concernent en fonction de son statut.

Des équipes plus productives

La productivité des employés souffre souvent des petites tâches répétitives qu’ils doivent accomplir. Les chatbots permettent d’automatiser ce type d’activité, ce qui allège la charge de travail et libère les employés qui peuvent ainsi se concentrer sur des tâches plus importantes.

Les chatbots améliorent la rentabilité de 25%. Ils permettent de réserver et de valider des congés, de mettre à jour des informations personnelles, de trouver des experts ou de demander les coordonnées d’un employé ou des informations sur l’organigramme.

Outre les tâches liées aux RH, des chatbots plus élaborés aident également les employés à automatiser des tâches simples dans des outils externes liés à leurs différents services.

Un vrai atout pour le télétravail

Depuis la pandémie du COVID, le travail à distance est devenu la seule option pour de nombreuses personnes. Et surtout les habitudes des salariés ont changé pour opter pour l’espace de travail hybride. Pour de nombreux employés, plus question de revenir au bureau tous les jours de la semaine.

Les chatbots aident à réduire le stress lié au travail à domicile en fournissant une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et en facilitant l’accès aux documents partagés par l’ensemble des collaborateurs, même à distance.

Les options d’automatisation facilitent les processus de travail. Ils ont donc un impact positif sur les interactions entre les employés et permettent d’assurer une bonne communication, efficace et sécurisée, même chacun chez soi.

Un outil pour la collecte d’information

Avec un chatbot, les services RH peuvent collecter des informations quasi immédiates auprès des collaborateurs : sondage, ou questionnaires de satisfaction sur certains points de l’organisation de l’entreprise.

L’interaction avec les salariés est directe, les remontées sont instantanées, la communication fonctionne mieux dans les deux sens. Ainsi, les chatbots RH améliorent la gestion des connaissances.

Souvent en raison de l’absence de solutions de feedback efficaces, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à étudier les besoins de leurs salariés en vue d’améliorations. Mais un examen approfondi des préférences des utilisateurs génère des informations précieuses.

La récurrence d’une question adressée à un chatbot, peut montrer un déficit d’information sur un point et être transmis au service de communication interne. Ainsi, un chatbot RH peut fournir une vue d’ensemble des lacunes en matière de communication dans une organisation et, en même temps, poser la solution pour aider à les combler.

De même, les chatbots fournissent des données sur l’automatisation des tâches, en indiquant les types d’intégration d’outils qui manquent ou doivent être étendus.

Une image moderne pour votre entreprise

Ce n’est un secret pour personne : donner aux employés l’accès aux nouvelles technologies de pointe a un impact positif sur la réputation de l’employeur. Plus encore, lorsque le logiciel en question est facile à utiliser, qu’il profite à chaque employé et qu’il les aide à devenir plus efficaces au quotidien.

En plus de soutenir les équipes RH et de donner à l’ensemble de l’organisation un accès aux connaissances de l’entreprise, les chatbots jouent sur l’image moderne et digitale de l’entreprise.

Un chatbot RH en 2021, une nécessité ?

Les assistants virtuels des salariés se sont avérés être une nécessité, surtout en 2020. Désormais le travail à domicile est devenu la norme pour beaucoup. Une communication interne efficace n’a jamais été aussi importante qu’aujourd’hui.

Les équipes, séparées par la distance, luttent pour partager les informations et les connaissances, tout en jonglant avec leurs responsabilités et en équilibrant leur vie professionnelle et privée.

Les chatbots RH peuvent soulager les départements RH et s’assurer que tous les employés sont bien informés à tout moment, avec un accès constant et facile aux informations cruciales.

Alors vous recrutez un chatbot ?