10 façons de gagner du temps avec un chatbot RH

Tout a changé ces dernières années… Le lieu de travail, le mode de travail, les personnes avec qui on travaille. Rien n’est plus pareil. Avec des salariés plus digitalisés, plus organisés, moins sédentaires, les services de ressources humaines ont dû s’habituer et surtout s’adapter. Les assistants virtuels, les chabots, sont un outil majeur pour leur venir en aide. Ils permettent de faciliter la communication, l’échange de documents, mais pas seulement… En prenant en charge notamment les tâches les plus répétitives, ils leur ont fait gagner du temps.

C’est quoi un chatbot ?

Tout le monde connait les chatbots, chacun les voit en général sur les pages d’accueil des sites internet des entreprises pour gérer le service client. Mais les chatbots peuvent faire beaucoup plus, et prendre le rôle d’un véritable agent virtuel d’un service dans une société comme par exemple au sein des ressources humaines. Mais alors c’est quoi un chatbot RH ?

Et c’est quoi un chatbot RH ?

Les chatbots sont des machines programmées par ordinateur qui utilisent l’intelligence artificielle pour simuler une conversation humaine. Les chatbots RH sont des bots spécialement formés et conçus pour reproduire le rôle des RH dans l’entreprise. Ils prennent en charge certaines tâches des salariés, les plus faciles, et ainsi leur libèrent du temps.

Les équipes des ressources humaines d’aujourd’hui sont en charge de plusieurs missions, très différentes les unes des autres. La fonction des RH ne se limite pas aux rôles administratifs comme embaucher, licencier et gérer les salaires. Désormais les membres de ce service sont les nouveaux concepteurs de l’expérience employé, créateurs de marque, responsables de communication interne et parfois acteurs de la gestion du changement.

L’utilisation d’outils d’automatisation et d’intelligence artificielle s’est imposée pour gérer la vie des salariés le plus efficacement possible. Les chatbots RH sont une aide précieuse. Ils prennent en charge les tâches répétitives en quelques secondes, bien plus rapidement que les salariés même de l’équipe RH qui parfois passaient des heures à rechercher, scanner, envoyer les mêmes documents.

Les chatbots automatisent aussi les interactions entre les RH et les employés sur différents supports. Si un employé a besoin de renseignement sur la politique de l’entreprise ou veut simplement déposer une demande de congé, le chatbot RH peut être son interlocuteur unique.

Il tape sa demande et obtient le résultat instantanément sans aucune perte de temps. Si principalement les chatbots RH sont souvent des fournisseurs d’informations, leurs fonctionnalités évoluent parfois vers des tâches plus complexes pour toujours gagner du temps.

1. Gagner du temps dans les recrutements

Répondre aux questions sur un poste ouvert, expliquer le fonctionnement du processus de candidature et s’occuper des entretiens d’embauche sont des tâches centrales pour les salariés des ressources humaines. Une tâche centrale mais fastidieuse, et le temps total alloué à l’ensemble du processus et le nombre de salariés consacrés à cette mission a considérablement diminué.

Les recruteurs sont souvent surchargés de candidatures. Le filtrage des candidats, le tri et la présélection peuvent prendre beaucoup de temps. En outre, ils doivent également passer des appels, envoyer des mails et planifier des entretiens.

Un chatbot RH peut exécuter toutes ces tâches en quelques minutes et gérer un grand nombre de candidats simultanément. Il rationalise ainsi le recrutement en libérant du temps aux collaborateurs pour recevoir, et vraiment échanger de vive voix avec le candidat, pour assurer une sélection ciblée.

2. Gagner du temps dans la formation des salariés

Grâce aux chatbots RH, la formation interne peut être transformée en une expérience plus interactive. Les employés peuvent poser des questions à tout moment et obtenir des réponses à leurs problèmes spécifiques. Ils peuvent directement interagir avec un bot, lui poser une question, et le bot leur envoie le tuto qui leur manque, ou programme pour eux le module de formation idoine.

Les salariés peuvent donc combler leur lacune au moment où ils en ont le plus besoin et approfondir ensuite leurs connaissances à leur propre rythme en décidant du moment où ils sont le mieux réceptifs.

3. Gagner du temps dans l’intégration des nouveaux salariés

Ou trouver mon badge ? Ou est la cantine ? Avons-nous droit aux chèques vacances ? Comment on pose ses congés ? Quel est le système de gestion des notes de frais ? Y a-t-il un CE ? Les sociétés qui grandissent et recrutent, doivent gérer l’arrivée permanente de nouveaux salariés et cherchent désespérément une solution pour former leurs nouvelles recrues.

Les chatbots RH peuvent contribuer à réduire le temps passé à leur onboarding en construisant un parcours « jeune embauché » en fonction de leur statut et profil. Ils sont particulièrement utiles lorsqu’il s’agit d’intégrer de nouveaux membres de l’équipe. Ils peuvent aider les nouveaux travailleurs à se familiariser avec les processus et les règles internes ou leur donner des informations sur les objectifs et les résultats attendus de leur nouveau poste ainsi que le fonctionnement de l’entreprise au quotidien.

L’équipe des ressources humaines gagne ainsi un temps précieux, qu’elle peut consacrer à la gestion des relations interpersonnelles, plus difficile à déléguer à un bot, ou réfléchir à la constitution d’équipes.

4. Gagner du temps en gérant les questions des salariés

Les employés passent beaucoup de temps à chercher des réponses à des questions simples et il s’agit souvent de savoir où chercher. Et tous veulent obtenir l’information sans attendre, en un temps record. Mais il n’est pas possible pour les employés des Ressources Humaines de répondre à toutes les demandes simultanément et rapidement.

Qui n’a pas attendu plusieurs jours une fiche de paie ou son solde de RTT ? Qui n’a pas harcelé une secrétaire pour récupérer au plus vite un formulaire ? Des questions très simples, mais auxquelles aucun moteur de recherche n’a la réponse. En puisant ses réponses dans la FAQ (foire aux questions) de la société, un chatbot RH est le bon interlocuteur.

Bien programmé, il constitue une plaque tournante pour répondre à toutes les questions relatives à l’entreprise. Et grâce à l’intelligence artificielle et au machine learning, les chatbots peuvent trouver les informations ou la solution aux demandes, même complexes.

Et inutile d’employer un jargon particulier, ou un vocabulaire choisi, grâce au traitement du langage naturel (NLP) le chatbot RH parle comme vous et moi. Il est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sans fatigue ni aucune perte de temps. C’est comme ça que les employés obtiennent ce dont ils ont besoin sans pour autant occuper vainement les services de ressources humaines.

5. Gagner du temps en supprimant la routine

Les chatbots RH agissent en renouvelant les fonctions traditionnelles des Ressources Humaines. Souvent les équipes consacrent leur temps à l’exécution de processus routiniers et répétitifs qu’un chatbot RH peut réaliser à leur place (voir paragraphe précédent). Les responsables RH peuvent ainsi utiliser leur temps pour s’occuper réellement du bien être des employés, mais aussi pour se concentrer sur des défis plus importants comme la satisfaction des employés et ou l’organisation générale de la société.

En plus, le chatbot RH peut diminuer les tensions au sein des membres de l’équipe. Si un employé demande un document, un chatbot RH peut le lui fournir en quelques secondes. Un manager, déjà surbooké, peut prendre plusieurs heures avant de répondre. Le temps supplémentaire passé à chercher ce document peut provoquer des tensions entre l’employé et le manager. Le chatbot soulage donc le manager de ce poids et permet des rapports plus fluide.

6. Gagner du temps pour les tâches sensibles

Les chatbots RH aident les ressources humaines à se montrer toujours plus accessibles aux yeux des employés. Avec son aide, les équipes RH peuvent désormais fournir des réponses instantanées aux requêtes courantes, avec un risque d’erreur quasi nul. Les employés s’adressent directement au chatbot et obtiennent les réponses à leurs questions sur la marche courante de l’entreprise, le solde des congés payés, la politique d’assurance de la société, etc.

Libérés de ces tâches et de la charge mentale occasionnée, les employés des ressources humaines peuvent se consacrer aux questions complexes. Ils peuvent prendre en charge les dossiers épineux ou sensibles.

D’autant que si un chatbot RH ne trouve pas la solution au problème d’un salarié, il est capable de l’orienter vers le personnel compétent pour l’aider. Ainsi les employés ne se retrouvent à travailler que sur les dossiers qui demandent vraiment leur expertise et leur savoir-faire. Le tout venant pour le bot, les sujets sensibles et délicats pour les humains !

7. Gagner du temps sur la communication interne

Une communication efficace est essentielle pour toute entreprise. Les messages doivent passer, les innovations, les changements, les procédures mises en place… Souvent la direction générale a besoin de faire passer des messages. Ne pas bien gérer l’accès à l’information et potentiellement source d’erreur et certainement générateur de frustration.

Les chatbots RH intelligents soutiennent la communication interne, participent à la propagation de l’information, des conseils et des commentaires de manière efficace. Recevoir un message instantanée d’un chatbot RH pour communiquer une annonce, est plus concret, plus instantané et plus innovant, que trois ou quatre mails qui se perdent dans la multitude reçue chaque jour. Et bien entendu, cela est beaucoup plus rapide à mettre en place pour les équipes.

8. Gagner du temps pour gérer le télétravail

Attendre au téléphone, ou rester dans la salle d’attente d’une réunion en visio pour parler à un membre du service RH. Devoir envoyer des liens, des mots de passe de connexion, vérifier que l’information est bien passée par un coup de téléphone… Avec l’espace de travail hybride, où les salariés travaillent souvent de chez eux, s’assurer que tout le monde est au courant de tout prend un temps infini.

Car en étant chacun chez soi, loin du siège social, il n’y a plus de conversation informelle avec les membres de son service de Ressources Humaines, impossible d’entendre une info importante en passant près de la machine à café… Le chatbot RH qui regroupe les informations mises à jour au quotidien, facilite la communication en cassant cette barrière du distanciel.

9. Gagner du temps dans l’évaluation des salariés

L’examen annuel des performances est un rendez-vous compliqué, chaque année pour les services des ressources humaines. Les collaborateurs RH passent des jours et des semaines à mener des entretiens, des enquêtes, à demander aux employés de remplir un questionnaire d’évaluation, à envoyer des rappels, à collaborer, à consolider et à analyser les données.

Puis il faut stocker ses données, parfois les numériser… Tout le monde perd du temps, personne ne comprend l’intérêt, et ce rituel a complètement perdu son sens dans nombre de société.

C’est là que les chatbots RH peuvent aider ! Ils peuvent mener le questionnaire, accumuler des données des employés et les trier. Ensuite les responsables RH n’ont plus qu’à relire les informations collectées et solliciter un rendez-vous avec les salariés qui souhaitent leur parler de vive voix.

10. Gagner du temps sur la planification d’une réunion

Se mettre d’accord sur le créneau qui convient à chacun, trouver le bon jour, le bon lieu, le bon horaire, les allers-retours sont incessants lorsqu’on essaie de se mettre d’accord sur le bon moment pour une réunion. Un chatbot RH peut s’occuper de cela aussi.

Avoir accès à l’agenda des invités à un meeting, regarder leurs disponibilités, définir l’horaire où chacun est libre et envoyer directement une invitation en choisissant la salle suffisamment grande convient à tous. C’est complètement dans ses compétences. Encore du temps de gagné pour par exemple… lire cet article.