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GroupeActive : une proposition commerciale rédigée en deux heures

GroupeActive est une PME française d'une dizaine de salariés qui accompagne les TPE et PME grâce à un réseau de 80 experts indépendants (DSI, DAF, DRH, directeurs commerciaux, supply chain) partout en France. Avec Witivio, l'entreprise a construit GAIA Propale, un agent IA créé avec Microsoft Copilot Studio et accessible dans Microsoft 365 Copilot Chat, qui transforme les notes de rendez-vous en chapitres de proposition commerciale.

2 hAu lieu d'une journée
-75 %Délai de signature
75 %Temps de rédaction gagné
Demander un diagnostic → Partenaire Copilot Studio
Logo GroupeActive, réseau d'experts indépendants au service des PME
Le défi

Une journée de rédaction avant chaque signature

Chez GroupeActive, la proposition commerciale est le document qui décide de la suite. Les experts indépendants accompagnés par la structure repartent d'un rendez-vous client avec leurs notes, puis consacrent une journée entière à les mettre en forme. Ce temps de rédaction retarde l'envoi au prospect et, mécaniquement, la signature du contrat.

Un jour de travail par proposition
La rédaction mobilisait une journée complète, du contexte du prospect jusqu'aux enjeux du projet, sur du temps qui n'était ni facturé ni consacré à la prospection.
Une équipe de dix personnes
Avec une dizaine de collaborateurs pour accompagner des experts partout en France, GroupeActive ne pouvait pas ajouter de ressources pour relire et mettre en forme plus vite.
La solution

GAIA Propale, l'agent qui structure les notes de rendez-vous

GAIA Propale a été construit avec Microsoft Copilot Studio et s'utilise directement dans Microsoft 365 Copilot Chat, sans nouvel outil à installer. L'expert lui confie ses notes de rendez-vous client, l'agent les analyse et rend les chapitres attendus d'une proposition commerciale.

Analyse des notes de rendez-vous
L'agent part des notes prises pendant l'entretien client et en extrait les éléments utiles à la proposition.
Structuration avec le modèle SOFA
Situation, Opinion, Future, Action : la méthode commerciale de GroupeActive sert de grille de lecture à l'agent, qui range chaque information au bon endroit avant de rédiger.
Génération des chapitres
Contexte du prospect, besoins, enjeux : les chapitres sont rédigés, l'expert garde la main sur le prix et l'argumentaire.

Stack : Microsoft Copilot Studio, Microsoft 365 Copilot Chat, SharePoint

Résultats

Des propositions envoyées le jour même

1 j → 2 h
Temps de rédaction
La rédaction d'une proposition commerciale passe d'une journée à deux heures, et la relecture revient en quelques heures.
-75 %
Délai de signature
Le délai entre le rendez-vous et la signature du contrat est divisé par quatre.
75 %
De temps de rédaction gagné
« Nos membres gagnent en moyenne 75 % sur le temps de rédaction. » Frédéric Barbier, Directeur général de GroupeActive. Les experts se consacrent au prix et à la stratégie commerciale.
Comment l'agent a été construit

Trois briques, aucune application supplémentaire

1
Le modèle SOFA comme socle
La méthode commerciale maison, Situation, Opinion, Future, Action, a été traduite en instructions pour l'agent. C'est elle qui garantit que deux propositions se ressemblent sur la forme.
2
L'agent dans Microsoft Copilot Studio
GAIA Propale est un agent Copilot Studio. Les instructions, les chapitres attendus et le ton de la proposition se règlent sans développement spécifique.
3
La mise à disposition dans Copilot Chat
L'agent est publié dans Microsoft 365 Copilot Chat. Les experts l'utilisent là où ils travaillent déjà, ce qui limite la conduite du changement.
Ce que cela dit aux PME

Un agent utile ne demande pas une DSI

GroupeActive compte une dizaine de collaborateurs. Le projet n'a pas supposé d'infrastructure nouvelle ni d'équipe dédiée, mais un processus commercial bien décrit et un cadrage court sur un cas d'usage unique. C'est souvent la configuration des PME et des ETI : une méthode maison éprouvée, un document répétitif et coûteux à produire, et des outils Microsoft 365 déjà en place. L'agent vient s'appuyer sur cet existant plutôt que le remplacer.

Un cas d'usage à la fois
Un document, une méthode, un résultat mesurable. C'est le format qui permet à une PME de démarrer sans programme de transformation.
Partenaire Copilot Studio
Witivio conçoit, industrialise et maintient les agents Copilot Studio. Voir la page Copilot Studio.
Copilot Factory
Du cadrage à l'adoption, la Copilot Factory encadre la mise en production. Découvrir Copilot Factory.

Source : la customer story GroupeActive publiée par Microsoft le 27 mai 2025.

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