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Faites des économies avec un chatbot support RH

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November 2, 2021
Ressources Humaines

Les tâche des équipes RH sont tellement vastes, du recrutement à la communication, de l’expérience collaborateur au management du changement… Et comme pour tous les services d’une entreprise, leurs ressources en personnel ne sont pas infinies. Donc lorsque l’importance de la tâche augmente, et que les effectifs pour en venir à bout, eux, stagnent, l’automatisation a toute sa place.

Lancer un chatbot support RH dans une entreprise peut être la solution. Et même si son installation et son développement ne sont pas gratuits, les frais sont facilement amortis. D’après les études (Juniper Research -2017) les chatbots devraient être à l’origine de plus de 10 milliards d’euros d’économie par an d’ici 2022… Bonne nouvelle, mais comment ?

Moins de temps perdu à répondre aux questions

La première économie réalisée grâce à un chatbot RH est très évidente : c’est tout simplement du temps de travail économisé, donc du salaire, juste pour répondre à des questions pas si intéressantes, qui demandent vraiment peu d’expertise.

Des question récurrentes, que chaque salarié va poser dans l’année, peut être qu’une fois ou deux. Mais ramené à des milliers de salariés, ce sont des heures et des heures, en conversations inutiles, en écriture de mails sans intérêt. C’est un voire plusieurs assistants RH, qui sont rivés à leurs téléphones, cloués à leur boite mail toute la journée, pour fournir des renseignements pourtant très simples à trouver : un solde de RTT, la date d’envoi des chèques cadeaux ou la date de fin d’un CDD.

La calculatrice ROI mise en place par Witivio est d’ailleurs très évocatrice des économies possibles pour les service de ressources humaines, suite à l’installation d’un chatbot support RH, grâce au Virtual Agent Studio. Vous indiquez le nombre de collaborateurs dans votre entreprise, le pourcentage de ces collaborateurs qui vous adressent des questions simples, et le temps moyen que vous leur accordez pour répondre. Et vous obtenez le nombre de jours de travail économisé par mois et l’équivalent temps plein, si un chatbot RH opérationnel était implanté dans le service.

Des réponses à tout heure

Avec le télétravail, les salariés n’ont plus réellement d’horaire de présence. Et ils attendent des entreprises qu’elles s’adaptent à leur emploi du temps. A tout moment, un collaborateur peut avoir besoin d’un document ou d’une réponse précise.

Cela peut poser un problème aux entreprises qui ne veulent pas dépenser de l’argent supplémentaire pour fonctionner pendant les heures de fin de soirée ou les week-ends. Maintenir un.e assistant.e en poste pour répondre à des questions, ou fournir un formulaire, ça n’a pas tellement de sens. Investir dans un chatbot RH est une bonne idée. Les chatbots ont le même coût, qu’ils soient disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, trois cent soixante-cinq jours par an ou non. En laissant les chatbots gérer les questions en dehors des heures de travail, les entreprises peuvent fournir à leurs salariés l’assistance administrative dont ils ont besoin - quand ils en ont besoin - sans avoir à embaucher des agents supplémentaires pour couvrir ces heures de travail inhabituelles.

Adieu les tâches répétitives

Toujours la même quête : partir à la chasse aux heures de travail gaspillées inutilement. Une sérieuse économie en salaire peut aussi être réalisée en automatisant les tâches simples, répétitives grâce à un chatbot support RH.

Renvoyer un bulletin de salaire perdu, imprimer une attestation d’employeur, fournir la liste des salariés d’un service, une foule de missions inintéressantes monopolisent le temps de travail des salariés des services de ressources humaines pour une plus-value moindre.

Un chatbot RH, bien paramétré, connecté à votre logiciel interne RH (SIRH) peut simplement fournir ce service aux collaborateurs, à tout moment, en répondant à plusieurs salariés en même temps. Il agit comme un agent à part entière, un interlocuteur comme les autres. Les employés peuvent s’adresser à lui en langage naturel, direct, et grâce à l’intelligence artificielle et au machine learning, il comprend leur requête et y répond immédiatement. C’est du temps de travail gagné pour tous, pour les équipés RH comme pour les employés des différents services qui les sollicitent.

Des coûts opérationnels diminués

Directement lié à la baisse drastique des appels au service RH, l’économie est immédiate sur les factures de téléphone. Sans chatbot RH, les appels sont quasiment l’unique moyen de communication avec l’équipe des ressources humaines. Et sur une entreprise de plusieurs milliers de salariés, donc des heures entières de conversation téléphonique ou d’attente chaque mois, cette économie en argent et en temps n’est pas anecdotique.

Les chatbots, toujours en libre-service, jamais occupés, donnent accès à des bases de connaissances avancées. Ils aident les salariés à trouver rapidement et facilement les réponses à leurs questions simples. Le nombre d’appels entrant au service RH diminue, ce qui améliore l’efficacité et réduit les coûts opérationnels.

En plus de réduire le volume des appels, un chatbot RH agit sur le volume global d’interactions avec le service. Que ce soient les mails, ou les chats internes ou les demandes sur l’intranet. En vérité, chaque fois qu’un collaborateur interagit avec le chatbot, plutôt qu’une personne en direct , le coût par requête diminue.

Des conversations plus courtes

Et si jamais, le chatbot ne trouve pas la solution ou la réponse, si la question s’avère trop compliqué pour lui, les informations collectées lors des échanges, participent à faire gagner du temps à l’agent finalement en ligne. Il peut entamer la conversation en ayant une connaissance préalable de la requête, en ayant déjà jeté un œil sur son numéro de salarié, sa fiche de paie…

Pouvoir lire l’historique de conversation avec le chatbot, les solutions qu’il a déjà proposées permettent de rendre l’échange bien plus fluide.

Donc là encore, le problème est résolu plus facilement, et donc le coût de l’interaction reste plus faible pour l’entreprise, avec une meilleure utilisation du temps de travail rémunéré pour les deux agents.

Des salariés qui montent en compétence

A partir du moment où les agents des services RH sont libérés des conversations inutiles, des requêtes récurrentes et des tâches répétitives, ils peuvent se consacrer à des questions plus épineuses, se positionner comme experts sur des dossiers plus complexes. Ils s’habituent à utiliser leurs capacités de résolution de problèmes plutôt que de se contenter de répéter sans arrêt les mêmes infos. A terme, ils deviennent plus qualifiés, et plus aptes à fournir un suivi performants aux salariés qui font face à des problématiques RH plus difficiles.

Confier à un Chatbot de traiter les questions simples et répétitives soulage les agents et les aide à monter en compétence en ne prenant en charge que les questions qui testent réellement les limites de leurs connaissances. L’expérience de l’agent RH est ainsi plus heureuse et plus satisfaisante et donc un retour sur investissement en bien être des salariés, mais aussi une meilleure utilisation des ressources de l’entreprise.

Un turn-over maitrisé en entreprise

Pour les équipes RH d’abord !

Même les employés les plus rigoureux, calmes, posés et consciencieux peuvent voir leur patience mise à l’épreuve, lorsqu’ils doivent répondre sans cesse à la même question posées par différents collègues chaque jour. Le travail n’est pas vraiment gratifiant ni satisfaisant lorsqu’il est basique et répétitif.

Et bien entendu les salariés des services RH rêvent de pouvoir supprimer ces requêtes pour se concentrer sur la réelle assistance aux collaborateurs, pratiquer leur vrai métier de professionnel des ressources humaines face à des questions complexes. Et c’est connu, maintes fois prouvé, des agents comblés ont un taux de rotation plus faible.

Ainsi les entreprises n’ont pas à investir autant de temps et de ressources dans le recrutement, l’embauche, la formation et l’intégration de nouveaux agents. Ces coûts peuvent alors être utilisés pour financer d’autres projets plus importants.

En plus, des salariés plus heureux sont également plus productifs. Ils peuvent mieux atteindre leurs objectifs. Sans oublier que des collaborateurs plus heureux ont un meilleur moral général sur le lieu de travail. Moins de frictions, moins de stress et donc moins de démissions en cascades.

Pour tous les salariés ensuite !

Les chatbots permettent de réduire la rotation de l’ensemble du personnel. Libérés des tâches ingrates et répétitives, les services de ressources humaines sont plus disponibles pour gérer toutes les demandes des employés. Grâce à leur emploi du temps allégé ils peuvent prendre la peine de planifier les progressions de carrière de chacun.

Ils peuvent aussi lancer ou maintenir une excellente culture d’entreprise, organiser des ateliers, des initiatives de développement des compétences et, donc donner une bonne image de l’entreprise aux salariés et améliorer la rétention.

Les chatbots support RH ont bien d’autres fonctions que de répondre à des questions. Ils peuvent être utilisés pour recueillir des données sur les employés et prendre des décisions éclairées afin de créer des processus plus efficaces.

Les chatbots support RH recueillent des analyses en temps réel pour voir quel type de questions les employés posent fréquemment. En recueillant les questions fréquemment posées, les salariés des ressources humaines peuvent déterminer ce qui ne va pas. Et les RH peuvent résoudre le problème avant que les choses ne deviennent incontrôlables. Les équipes RH peuvent utiliser les données relatives aux employés pour effectuer une analyse des sentiments afin de connaître le taux de satisfaction de leurs employés. Le turn over est réduit et les couts des nouvelles embauches et le temps perdu en onboarding, donc maitrisés.

On résume :

  • Moins de temps perdu pour tout le monde, donc un rendement augmenté

  • Des horaires de travail étendus, donc un rendement augmenté

  • Le montant des factures diminuées, donc un rendement augmenté

  • Des collaborateurs qui montent en compétence, donc un rendement augmenté

  • Un turn-over maitrisé, donc un rendement augmenté.

Oui le chatbot RH est bien le roi du ROI.

Pour aller plus loin, téléchargez notre livre blanc : Chatbots d'entreprise au service des Ressources Humaines


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