Dynameet, genèse d’un assistant de gestion des salles

Dynameet genèse d'un assistant de gestion des salles

Dynameet, genèse d’un assistant de gestion des salles

 

Pendant la crise sanitaire de la Covid-19, Witivio a tenu ses engagements et l’équipe s’est agrandie malgré la baisse d’activité. Il a donc fallu expliquer la genèse de Witivio pour que nos deux nouveaux arrivants sachent d’où l’on vient et où nous allons. 

 

 

 

Très vite, la discussion s’est tournée autour d’un de nos deux bots phares, Dynameet (l’autre étant Learn). Après de nombreuses explications, il me semble que c’est le bon moment d’écrire noir sur blanc notre réflexion derrière cet assistant de gestion des salles de réunion…. 

 

 

 

Dynameet, c’est le nom que nous avons choisi pour notre bot de gestion des salles et des créneaux des collaborateurs. Un mix entre Dynamisme et Meeting, c’est (allez, je me lance des fleurs) le seul coup de génie marketing que j’ai réussi à faire en trois ans chez Witivio.

 

 

 

Pourquoi avoir créé Dynameet ? 

 

 

 

 

Nous sommes partis du constat que nos clients avaient très souvent des difficultés à trouver des salles de réunions ou des créneaux avec leurs collègues. Ils passaient beaucoup de temps à naviguer dans l’assistant de planification (dans le meilleur des cas) ou dans les différents calendriers (dans le pire) alors qu’en soit ils ne voulaient “que” trouver un créneau avec Pierre, Paul et Jacques dès que possible. 

 

 

 

Dynameet était né. 

 

Il suffit de lui dire « Trouve moi un créneau avec Pierre, Paul et Jacques » et Dynameet, propose les prochains créneaux où Pierre, Paul, Jacques et moi sommes disponibles. Ça ne résout pas le problème de la surcharge de l’agenda, mais au moins, on trouve en cinq secondes les prochains créneaux au lieu de cinq minutes. Un gain de temps considérable ! 

 

 

 

Un chatbot boosté avec les données d’Office 365

 

 

 

Vous constaterez dans le cas ci-dessus, qu’il peut y avoir beaucoup de Pierre, Paul et Jacques dans l’entreprise, mais le chatbot profite de l’historique de mes collaborations pour comprendre que Pierre est en fait Pierre Dupont et que Paul est Paul Martin. Ce sont mes collègues habituels. Pour Jacques, si le bot a un doute il me proposera les noms des différents Jacques que je côtoie. 

 

 

 

 

 

 

Je dois avouer que c’était pas mal comme prototype, mais évidemment, nous ne sommes pas arrêtés là. Nous avons un horaire durant lequel les collaborateurs peuvent se réunir, mais nous ne leur avons pas trouvé de salle de réunion. 

 

 

Le problème de la disponibilité des salles de réunion est bien connu des entreprises. En général, ils ont une multitude de salles dont l’agenda est disponible dans Office 365 et ont mis en place des conventions de nommage par exemple : EMEA-FR-LYN-4e-Bellecour-6. Ici, il faut donc comprendre qu’il s’agit de la salle nommée Bellecour, située sur le site de LYN (Lyon) en FR (France) dans la zone EMEA (Europe Middle East Africa). Cette convention est différente pour chaque entreprise, mais la comprendre est indispensable pour proposer la bonne salle pour la bonne personne. 

 

 

Grace aux données de l’AD (et à cette fameuse convention de nommage), le système propose donc les salles disponibles au plus proche du collaborateur qui fait la demande et élargit sa recherche en fonction des disponibilités. 

 

 

 

Respecter les accès

 

 

D’autant qu’en plus de cela, s’ajoute le critère d’accès à la salle qui est lié directement au collaborateur ou aux participants. Autant ignorer les salles dans lesquelles le collaborateur ne pourra pas rentrer. Cela évite la frustration de trouver une salle et de recevoir un mail de refus de réservation ou pire, de se retrouver devant la porte sans pouvoir l’ouvrir. 

 

 

Si besoin, Dynameet peut même se connecter sur le logiciel de gestion des accès d’un site pour générer une invitation pour les visiteurs (interne ou externe). 

 

 

Si nécessaire, le collaborateur peut donc demander une salle sur une localisation précise, par exemple : « Trouve moi une salle pour ma réunion avec Pierre, Paul et Jacques à Paris » ou encore, « Trouve moi une salle au 4ème étage ». Dans ce dernier cas, le bot comprend qu’il s’agit du 4ème étage sur lequel le collaborateur se trouve actuellement. 

 

 

 

Voir plus loin pour anticiper le besoin 

 

 

 

Mais cela ne nous suffisait pas. Nous avons ajouté la dimension de la gestion des dates, ainsi, « Trouve moi un créneau avec Pierre, Paul et Jacques » peut également se transformer en « Trouve moi un créneau avec Pierre, Paul et Jacques la semaine prochaine », ou encore « Je cherche une salle pour une réunion lundi 20/07 de 14h à 18h ». 

 

 

Et le mieux, c’est que tout peut se faire en même temps avec une simple phrase : “Trouve moi une salle pour 4 personnes lundi prochain de 14h à 15h avec un vidéo-projecteur et invite Pierre, Paul Jacques sur le site de Lyon”. 

 

 

 

 

Chez certains clients, les résultats ne se sont pas fait attendre, le temps de réservation est passé de 4 minutes 30 en moyenne à 20 secondes. Dynameet a aussi permis l’optimisation des salles car il peut proposer des salles auxquelles le collaborateur n’aurait pas pensé. 

 

 

Je vous invite d’ailleurs à regarder notre webinar de retour expérience co-animé avec le groupe Seb : 

 

 

 

 

 

 

Il existe une chose que Dynameet ne gère pas encore. La réunionite aiguë. Pourtant, je vous assure que chez Witivio, nous y travaillons d’arrache-pied pour essayer de vous proposer une solution. 

Tanguy de Chanterac

Passionné par l'informatique depuis son plus jeune âge, Tanguy rejoint l'aventure Witivio en 2017. Il manage l'équipe technique et fonctionnelle qui assure le delivery des nouvelles fonctionnalités de la plateforme, le support technique à nos clients et partenaires, la formation des consultants partenaires. Tanguy à toujours beaucoup d'activités : sortie à moto, randos, travaux, ou encore veille technologique.

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