Les chatbots et l’accompagnement au changement

Les chatbots et l’accompagnement au changement

 

La transformation digitale des entreprises est aujourd’hui une réalité incontestable qui connaît chaque année une croissance exponentielle. Avec l’évolution constante des nouvelles technologies, la capacité d’adaptation des collaborateurs est désormais devenue un atout majeur de succès.

 

Un accompagnement au changement nécessaire

 

 

Au-delà du déploiement, un travail complet doit donc être réalisé pour accompagner les utilisateurs dans l’adoption de ces nouveaux outils. Il est important de prendre en compte ce volet dès la conception et le lancement d’un projet informatique.

 

Pour ce faire, un travail de fond mené en collaboration avec la DSI, la DG et la DRH doit être réalisé. En effet, il ne s’agit pas de se limiter à l’approche technique du projet, mais plutôt d’aborder le projet dans son ensemble afin de mesurer les changements induits : organisation, comportements, usages…

 

Il est donc primordial de mettre en place un dispositif afin d’optimiser la diffusion des bonnes pratiques dans l’entreprise. Il s’agit donc de sensibiliser, pas à pas, les utilisateurs sur l’intégration d’un projet informatique transformant les habitudes de travail.

 

Comprendre, communiquer, former et mesurer sont les étapes clés de l'accompagnement au changement.

Le changement et les étapes clés de l’accompagnement.

 

 

Lors de la mise en œuvre de l’accompagnement au changement, différents outils et moyens sont utilisés. Traditionnellement, ce sont les campagnes mails, les actualités sur l’intranet et différents supports papiers qui sont adoptés. Pour les stratégies plus complètes, des clips vidéo, FAQ et MOOC sont réalisés, afin d’aider et former au mieux les utilisateurs.

 

La transformation digitale est synonyme d’innovation mais les techniques d’accompagnement utilisées sont souvent trop traditionnelles. Les utilisateurs sont déjà submergés d’emails, ne les lisent plus et les intranets sont de moins en moins consultés. En effet, les collaborateurs ont déjà accès à des dizaines d’applications et sur différents supports, mais ils ont besoin de réponses immédiates, 7 jours sur 7, 24 heures sur 24 et sur leurs supports.

 

 

Le chatbot, une solution qui garantit l'immédiateté des réponses.

La transition digitale est bien souvent un casse-tête, laissant les employés désorientés.

 

 

L’IA au service de l’accompagnement au changement

 

 

Les utilisateurs sont de plus en plus familiers avec les applications de messagerie instantanée. C’est souvent l’une des principales applications utilisées pour collaborer et communiquer. Un chatbot pour faciliter la transformation digitale et l’accompagnement au changement est donc pertinent.

Les chatbots Witivio proposent simplement aux équipes un accompagnement au changement des outils innovants permettant la communication, la formation et de mesurer l’engagement des utilisateurs.

 

 

FAQ conversationnelle et Self Care

 

 

Le chatbot intègre des FAQ existantes issues de fichiers Office, d’un site web existant ou d’un espace OneDrive for Business et les transforme en conversation. Un utilisateur a une interrogation, un problème à propos du nouvel outil déployé ? Il peut simplement poser sa question à l’assistant virtuel qui lui répond instantanément.

 

 

Campagne de communication push

 

 

Un chatbot a également un rôle de conseil. Il peut envoyer des messages push et initier la conversation avec l’utilisateur. A titre d’exemple, il peut lui proposer des astuces, des bonnes pratiques ou la disponibilité d’un nouveau MOOC en ligne. L’intégration avec le gestionnaire de présence Office 365, permet au bot d’initier la conversation uniquement quand l‘utilisateur est disponible. Ainsi, il ne dérange pas les utilisateurs pendant les réunions.

Le chatbot s'assure de la disponibilité des collaborateurs avant d'envoyer un message push.

Le chatbot s’assure de la disponibilité des collaborateurs.

 

Sondage et recueil d’informations terrain

 

 

Le recueil d’informations terrain est essentiel. Les équipes projet ont besoin de connaître le ressenti des utilisateurs. Traditionnellement, un sondage de plusieurs dizaines de questions est envoyé par email et malheureusement très peu d’utilisateurs prennent le temps d’y répondre jusqu’au bout…

Le chatbot Witivio intègre des sondages (SharePoint et OneDrive) et initie la conversation avec l’utilisateur. Il pose simplement les questions et enregistre les réponses de manière anonyme. Si le sondage comporte plusieurs questions, le bot contacte l’utilisateur régulièrement jusqu’à ce que toutes les questions aient été posées.

 

 

Le mode push, idéal pour récupérer le feedback de vos employés.

Notre solution permet d’effectuer des sondages et autres enquêtes en mode push.

 

 

Mesurer et améliorer

 

 

Mesurer la performance et les usages du chatbot est primordial. Cela permet de connaître les questions les plus régulièrement posées et ainsi organiser des actions correctives ou des formations plus complètes. Concernant les campagnes de communication et les sondages, les rapports permettent de suivre une dizaine d’indicateurs d’engagement comme l’ouverture des messages, le nombre de clics sur les liens, etc.

 

 

Administration et gestion sont réunies au sein d'une interface de monitoring complète.

Mesurez la performance de votre chatbot grâce à notre plateforme intuitive et complète.

 

 

Au travers de ces éléments, il apparaît donc que l’amélioration constante de la stratégie et des actions d’accompagnement au changement sont des facteurs clés de transition.

Un assistant virtuel est ainsi l’outil ludique permettant de faciliter le changement et la réussite des projets informatiques.

 

 

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